«Time blocking»: Η στρατηγική που σε βοηθάει να κερδίσεις χρόνο.

Το time-blocking είναι μια στρατηγική διαχείρισης χρόνου για να σχεδιάζετε τη μέρα σας σε περιορισμένα πλαίσια (blocks) χρόνου. «Time blocking»: Η στρατηγική που σε βοηθάει να κερδίσεις χρόνο.

Ένα από τα ξεχωριστά χαρακτηριστικά του time – blocking είναι ότι, όχι σαν κάποιες άλλες στρατηγικές, όπως το time – boxing (όπου ορίζουμε ένα ανώτατο χρονικό όριο για μια δραστηριότητα και έπειτα προσπαθούμε να την φέρουμε εις πέρας μέσα σε αυτό το χρονικό πλαίσιο), εστιάζει στην προστασία του ελεύθερου χρόνου σας και του χρόνου ξεκούρασής σας. Μάλιστα, αυτά τα χρονικά μέρη διαφοροποιούνται σαφώς στον καθημερινό σχεδιασμό σας και παίζουν ένα πραγματικά συναφή ρόλο.

Επιπρόσθετα, το time-blocking σκοπεύει στο να αποφύγουμε τρία από τα μεγάλα καθημερινά κακά: την αναβλητικότητα, την πολυεργασία και την έλλειψη του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση των διαφόρων εργασιών μας. Όπως άλλες στρατηγικές, δεν δουλεύει από μόνο του, ούτε αμέσως.

Σήμερα, πολλοί άνθρωποι πρέπει να δουλεύουν επιπλέον ώρες για να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους ή αναγκάζονται να αφήνουν εργασίες σε εκκρεμότητα για μια άλλη μέρα εξαιτίας της έλλειψης χρόνου. Όταν συμβαίνει αυτό, κάτι δεν πάει καλά. Είτε έχουν φορτωθεί μεγάλο φόρτο εργασίας είτε δεν διαχειρίζονται τον χρόνο τους σωστά. Συνήθως συμβαίνει το τελευταίο.

Το time-blocking είναι μια απλή και διαισθητική στρατηγική η οποία δεν απαιτεί κανένα λογισμικό ή πρόγραμμα υπολογιστή. Βασίζεται στην κοινή λογική. Ο χωρισμός του χρόνου σας σε πλαίσια σας βοηθά να οργανώσετε καλύτερα τις δραστηριότητές σας και να κερδίσετε χρόνο για να κάνετε όλα όσα χρειάζεται να κάνετε. Είναι σαν το παλιό χρονοδιάγραμμα που χρησιμοποιούσατε στο σχολείο. Υπήρχε ένα χρονικό πλαίσιο για τα μαθηματικά, έπειτα ένα άλλο για τη βιολογία κτλ. Ακόμα περιλάμβανε τετραγωνάκια για το διάλειμμα, το γεύμα, τη γυμναστική κτλ.

Η λογική πίσω από το time-blocking είναι η ίδια. Επικεντρώνεστε σε μια εργασία, ή σε μια ομάδα εργασιών, για μια ώρα το πολύ. Επίσης διαφοροποιείτε τον χρόνο σας ώστε να έχετε ώρα για ξεκούραση και ολοκληρώνετε μια πλήρη μέρα σε έξι ή εφτά ώρες, το περισσότερο. Με αυτή τη στρατηγική, δεν ορίζετε μόνο τι έχετε να κάνετε (σαν μια λίστα όπου τσεκάρετε τις δουλειές που έχετε κάνει), αλλά επίσης ΠΟΤΕ έχετε να το κάνετε

Χρησιμοποιώντας το time – blocking

Μερικοί ισχυρίζονται ότι η χρήση του time-blocking μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα κατά 100%. Παρόλα αυτά, αν θέλετε να επωφεληθείτε από αυτή τη μέθοδο, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι δεν θα καταλήξετε να νιώθετε κατακλυσμένος / -η από φόρτο εργασίας εξαιτίας του γεγονότος ότι θα έχετε υπολογίσει κάθε λεπτό της ημέρας σας, νιώθοντας σαν χαμστεράκι που τρέχει πάνω στον τροχό.

Για να το αποφύγετε αυτό, πρώτον, θυμηθείτε να ομαδοποιείτε μαζί εργασίες που είναι παρόμοιες, και κυρίως τις μικρότερες. Για παράδειγμα, μην σχεδιάσετε ένα χρονικό πλαίσιο με το όνομα «απαντώντας στην ηλεκτρονική αλληλογραφία», αλλά με τον τίτλο «επικοινωνία» αντίθετα. Αυτό σημαίνει ότι θα μπορείτε να συμπεριλάβετε τηλεφωνήματα, μηνύματα σε εφαρμογές όπως το WhatsApp, κλπ συμπεριλαμβανομένων και των μηνυμάτων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Αυτό θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε καλύτερα τις εργασίες σας.

Δεύτερον, μην κάνετε μικρο – πλαίσια αλλά ολοκληρωμένα πλαίσια. Ίσως να θελήσετε να γίνετε πραγματικά λεπτομερείς και να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο ή ύπο – πλαίσιο για κάθε δραστηριότητα, αλλά κάτι τέτοιο δεν αποδίδει σχεδόν ποτέ. Γι’ αυτό, γυρίζοντας πίσω στο προηγούμενο παράδειγμα, αφήστε το σαν «επικοινωνία» και μην το χωρίσετε σε υπο-πλαίσια με τίτλους όπως «ηλεκτρονική αλληλογραφία», «τηλεφωνήματα», «WhatsApp», κτλ.

Η τρίτη συμβουλή είναι να βεβαιωθείτε πως έχετε σχεδιάσει τα πάντα. Αν δεν είναι στο ημερολόγιό σας, τότε απλά δεν υπάρχει. Βάλτε στα πλαίσια ακόμα και εκείνες τις ασήμαντες εργασίες που θα έπρεπε να είχατε κάνει μήνες πριν, αλλά που δεν κάνατε επειδή δεν τις είχατε προγραμματίσει. Συμπεριλάβετε τα πάντα.

Τέλος, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τις φορές που είσαστε στην πιο αποδοτική σας φάση ώστε τότε να διεξάγετε τις πιο περίπλοκες εργασίες. Αν αυτό πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα μέσα στη μέρα, σχεδιάστε να κάνετε τις πιο περίπλοκες εργασίες σας τότε. Αν νιώθετε σαν ζόμπι μετά το μεσημεριανό γεύμα, προγραμματίστε τις πιο απλές δραστηριότητες σας για εκείνη την ώρα της μέρας.

Ελεύθερος χρόνος: το κλειδί της υπόθεσης

Αρκετοί οπαδοί του time – blocking μας διαβεβαιώνουν ότι ο προγραμματισμός πρέπει να γίνεται βασισμένος στα διαλείμματα και τον ελεύθερο χρόνο, και όχι αντίθετα. Με άλλα λόγια, τα πρώτα πλαίσια που θα πρέπει να προγραμματίσετε είναι αυτά που θα είναι φυλαγμένα για τον εαυτό σας, την οικογένειά σας και την ξεκούρασή σας.

Πρώτον, θέστε μια χρονική προθεσμία ως την οποία θα πρέπει να έχετε τελειώσει την καθημερινή εργασία σας και πείτε αντίο στις υπερωρίες.

Δεύτερον, αφήστε κενά πλαίσια διαφορετικής χρονικής διάρκειας. Αυτό θα σας επιτρέψει να προσαρμόσετε την ατζέντα σας σε περίπτωση που υπάρξουν διακοπές ή απρόβλεπτα γεγονότα.

Θα πρέπει να έχετε στο μυαλό σας πως κανένα εργαλείο διαχείρισης χρόνου δεν είναι ακριβές. Γι’ αυτό τον λόγο, ίσως χρειαστεί να κάνετε κάποιες αλλαγές κατά τη διάρκεια της μέρας. Μην ανησυχείτε, αυτός είναι ο τρόπος που δουλεύει.